Komunikacja niewerbalna w biurze i gabinecie szefa. Jak siadać przy okrągłym stole?



Zdaniem niemieckiego specjalisty od języka ciała, Eduarda Thiela, pomieszczenie służbowe osoby pełniącej w przedsiębiorstwie funkcję kierowniczą powinno być odpowiednio usytuowane względem pozostałych pomieszczeń biurowych firmy. Jeżeli macie możliwości wyboru - zajmijcie pokój narożny, w kątach bowiem tradycyjnie już kryje się władza. W przeciwnym razie próba pełnienia funkcji szefa w środkowym pokoju musi zawieść, a przynajmniej autorytet przełożonego zostanie pomniejszony. Zasadę tę sprecyzował amerykański naukowiec, Michael Korda. Na podstawie licznych obserwacji stwierdził, że wpływy w biurze maleją wraz z rosnącym oddaleniem od narożnego pokoju. Gdy natomiast ktoś zajmuje pokój bezpośrednio obok szefa, zyska możliwość szybszego zrobienia kariery (więcej kontaktów, rozmów - często poufnych, więcej poleceń przełożonego, a co za tym idzie, większa znajomość spraw przedsiębiorstwa).

Triki biurowe


Jeśli chcesz wywrzeć większe wrażenie na swoich rozmówcach, przesuń swoje biurko możliwie najbliżej drzwi. Chodzi o to, żeby dla interesantów zostało niewiele miejsca. To ograniczenie przestrzeni będzie sugerować petentowi, że jest kimś mniej ważnym, niż sam o sobie sądzi.

Dodatkowe wrażenie wywrze też duża przestrzeń, jaką będzie widział za tobą. W wielu gabinetach szefów można zauważyć, że dla petentów ustawione są dość niskie fotele lub sofy. Kto zajmie takie miejsce, znajdzie się dosyć nisko w porównaniu z gospodarzem, który i tak ma nad nim przewagę psychiczną. Nic zatem dziwnego, że jeszcze bardziej pozwala traktować się z góry. Zdaniem psychologów bliskość podłogi osłabia pewność siebie. Jeżeli jeszcze do tego filiżankę z kawą lub popielniczkę umieści się poza zasięgiem ręki, coraz bardziej uzmysławia się petentowi próg jego niemożności lub niekompetencji.

Często miejsce, które proponuje szef w swoim gabinecie, zdradza po części wstępne zamiary gospodarza. Jeżeli jest to miejsce na sofie i przy stoliku, koło którego siedzi też gospodarz, można z dużym prawdopodobieństwem wnioskować, że rozmowa ta zakończy się niczym, przynajmniej niczym konkretnym. Szef nie będzie chciał, z różnych względów, jednoznacznie odmówić prośbie lub odrzucić propozycję, ale też na nią nie ma zamiaru przystać. Jest to typowy przykład tzw. gry w trzecią stronę. Jeśli natomiast od razu zaproponuje miejsce przy biurku, to sygnał, że sprawę traktuje serio.

Biurko szefa a jego osobowość


Amerykański magazyn „The Independent" podaje, że biurko szefa zdradza jego osobowość. Na podstawie wieloletnich obserwacji psychologom udało się wyróżnić szereg prawidłowości.
Tego typu analizy psychologiczne są również zaliczane do szeroko pojętego języka ciała w biznesie, a przynajmniej znakomicie go wzbogacają i uzupełniają. Oto wybrane spostrzeżenia dotyczące szefa:

• Szef superzorganizowany. 
Na jego biurku panuje wzorowy porządek, bo znajdują się tylko przedmioty niezbędne. Zwraca na to uwagę również w sekretariacie. Możesz śmiało zwracać się do niego w różnych sprawach, nawet osobistych, gdyż lubi czuć się potrzebny. Przywiązuje wagę do pozorów, dlatego stara się być miły i uczynny, ale jeśli odczuje brak uznania ze strony otoczenia, wówczas może zaskoczyć cię wybuchem złości.

• Szef efektowny. 
Lubi duże biurko, a na nim dużo wolnego miejsca. Ceni wszelkie atrybuty swojej władzy, a więc tytułowanie, uniżoność podwładnych, komplementy itp. Cechuje go duży spryt życiowy i przebiegłość w negocjacjach. Tak umiejętnie operuje swoimi zaletami i wadami, że trudno jest go czymś zaskoczyć.

• Szef łowca sukcesów. 
Gromadzi w szufladach biurka lub wokół siebie wszystkie możliwe trofea, a więc: odznaczenia, dyplomy, publikacje, otrzymane figurki itp. Jest zawsze żądny osiągnięć i tła, na którym mógłby błyszczeć. Często lubi przechwalać się przed swoją sekretarką. Odznacza się cechami przywódczymi
i organizatorskimi. Jest otwarty na nowe inicjatywy. W razie niepowodzenia lub braku uznania staje się malkontentem, a niekiedy nawet osobą trudną do zniesienia.

• Szef kolekcjoner.
Lubi na swoim biurku ustawiać różnego rodzaju maskotki i inne drobiazgi. W pracy jest aktywny. W stosunku do najbliższego otoczenia, a zwłaszcza swojej sekretarki stara się być przyjazny i rozmowny. Lubi wypytywać o życie osobiste, podwładnych traktuje po ojcowsku. Wadą jego jest jednak brak dyskrecji.

• Szef chaotyczny.
Nie przeszkadza mu bałagan na jego biurku. Jak na straganie mieszają się tam różne dokumenty i przybory biurowe, przedmioty osobiste, a na wszystkim poprzyczepianych jest mnóstwo karteczek z najróżniejszymi informacjami. Nigdy nie wie, gdzie co leży. Jego sekretarka musi posiadać zdolności detektywistyczne, aby na zawołanie odnaleźć odpowiedni dokument. Szef chaotyczny często zachowuje się histerycznie, ale mimo to jest lubiany, kontaktowy i potrafi twórczo myśleć.

Reguła Artura czyli zajmowanie miejsca przy okrągłym stole


Reguła ta ma zastosowanie do grupy osób siedzących przy okrągłym stole. Jeżeli systematycznie spotyka się w tym samym miejscu to samo grono uczestników, zajmują najczęściej stałe miejsca. Wybór tych miejsc nie jest przypadkowy. Jeżeli ktoś pierwszy raz bierze udział w posiedzeniu danego gremium, to wybór przez niego miejsca (jeżeli ma taką możliwość) świadczy o roli, jaką zamierza lub chociażby pragnie odegrać w tym spotkaniu. Sama reguła wywodzi się z celtyckiej legendy o królu Arturze i rycerzach okrągłego stołu. Chodzi tu zarówno o kształt mebla, jak i o wyznaczenie miejsc osobom mającym przy nim zasiąść. Stół okrągły ma to do siebie, że każdemu z uczestników spotkania zapewnia ten sam status. Tak więc, mimo podległości służbowej, panuje przynajmniej pozorna równorzędność podmiotów. Przy okrągłym stole optycznie nie są wyodrębnione strony prowadzonych negocjacji, zawieranego kontraktu itp. Panuje zatem o wiele cieplejsza i bardziej rzeczowa atmosfera posiedzenia.

W przypadku narady służbowej zazwyczaj jest tak, że miejsce na wprost wejścia na salę, czyli najdalej od drzwi wejściowych, zajmuje prowadzący spotkanie lub osoba znajdująca się w danej hierarchii służbowej najwyżej. Po jego prawej i lewej ręce znajdują się osoby posiadające największe kompetencje służbowe lub odgrywające najważniejszą rolę. Bliżej przeciwległej strony stołu zasiadają osoby mniej liczące się w tym towarzystwie. Naprzeciwko prowadzącego naradę lub szefa zajmuj ą miejsce osoby, na których z reguły skupia się krytyka prowadzącego. Na spotkania takie przychodzą one pełne obaw, z mniejszym lub większym stresem i chcą być jak najdalej od swego chlebodawcy. Ten z kolei, siłą rzeczy, na nich najczęściej zatrzymuje swój wzrok i do nich kieruje swoje słowa. Ponadto, jeśli mówi bezpośrednio do nich, to ze względu na największą odległość, podnosi głos. Natomiast do osób siedzących w jego najbliższym sąsiedztwie zwraca się ciszej, często półtonem i bardziej poufale.



Reguła zegara czyli podział miejsc przy stole


Podczas narady, konferencji lub negocjacji podział miejsc przy okrągłym stole bardzo przypomina tarczę tradycyjnego zegara.

Miejsce początku i końca, czyli godziny „12", zajmuje, rzecz jasna, szef. Po jego prawej i lewej ręce, odpowiednio godziny „11" i „l", siedzą najbliżsi współpracownicy, „adiutanci", np. któryś z zastępców, szef produkcji, asystentka lub rzecznik prasowy, o ile taki jest w firmie. Najczęściej osoba siedząca po prawej ręce szefa zajmuje w przedsiębiorstwie pozycję mocniejszą od osoby siedzącej po jego lewej ręce.

Miejsca odpowiadające godzinom „2" i „10" okupują przeważnie „czyhacze" - osoby często przeżywające wewnętrzny niepokój lub frustrację. Ambicja popycha ich do przodu, chociażby do zajęcia miejsca „adiutantów". W oczekiwaniu na swoją szansę starają się być zawsze dla szefa mili i dyspozycyjni. Jeśli niecierpliwość zbyt mocno daje im znać o sobie, wówczas szukają możliwości gdzie indziej, a gdy takową dostrzegą, bez skrupułów odwrócą się od dotychczasowego pryncypała.

Miejsca „3" i „9" godziny konferencyjnego cyferblatu zajmują „wypełniacze". Uważają, że ze względów formalnych lub taktycznych powinni być obecni na sali, nie zamierzają jednakwystępować z żadnymi postulatami. Ograniczają się na ogól jedynie do zaakcentowania swojej obecności poprzez aprobatę lub dezaprobatę czyjegoś wniosku. Ich zdanie będzie współbrzmieć z opinią większości. Nic zatem dziwnego, że często przysypiają, przeglądają dyskretnie prasę, bezwiednie rysują przeróżne bohomazy lub błądzą myślami zupełnie w innych sferach niż temat posiedzenia. Trzeba przyznać, że miejsca te są do tego celu najodpowiedniejsze i najbezpieczniejsze. Osoby te mają dogodne pole obserwacji, natomiast same nie są zbyt widoczne. Szef musiałby się lekko wychylić, żeby je mieć w polu widzenia.

Miejsca odpowiadające godzinom „8" i „4" zajmują „indywidualiści". Nie są oni powiązani żadnymi nieformalnymi układami z pozostałymi uczestnikami posiedzenia. Mają własne poglądy na temat omawianych spraw. Opierają się w znacznym stopniu na krytyce dotychczasowych koncepcji funkcjonujących w firmie. Brakuje im jednak odwagi, aby zainicjować otwartą konfrontację z szefem lub jego najbliższym otoczeniem. Kiedy zostaną do tego sprowokowani lub o to zapytani, wówczas mniej lub bardziej otwarcie wyrażą to, co ich nurtuje. Najczęściej ich ulubioną bronią jest kuluarowa krytyka status quo przedsiębiorstwa.

Miejsca na dolnym biegunie, tam gdzie są godziny „6", „5" i „7", zajmuje „opozycja" (względem szefa). Najsilniejszą pozycję z tej trójki ma osoba siedząca na miejscu będącym odpowiednikiem godziny „6", a następnie osoba zajmująca miejsce z jej prawej strony. W praktyce gros polemiki rozgrywa się między trójkątem górnym a dolnym. Ostrze krytyki jest najczęściej skierowane właśnie do „opozycji". Są to miejsca najbardziej niewygodne i stresogenne.

Przedstawiony tutaj schemat ma charakter modelowy. Rzadko się bowiem zdarza, aby w spotkaniu uczestniczyło akurat 12 osób, i to przy stole okrągłym. Ma to jednak praktyczne odniesienie. Podczas każdego spotkania można wyodrębnić bowiem strefę władzy, strefę opozycji oraz strefę lub strefy neutralne. Nie ma na to wpływu ani liczba podmiotów, ani kształt mebla, przy którym spotkanie się odbywa.



Więcej o wyborze miejsca przy stołach i biurkach:
WYBÓR MIEJSCA PRZY STOLE WSKAŻE NASZĄ POZYCJĘ W DOMU I PODCZAS NEGOCJACJI.


Share on Google Plus
    Blogger Comment
    Facebook Comment

0 komentarze:

Prześlij komentarz

Wpisz swoje imię, wybierając pole NAZWA z listy. Możesz komentować za pomocą konta FB, klikając Facebook Comment. Dodając komentarz, akceptujesz regulamin strony.